회의록 작성은 많은 직장인과 프리랜서에게 필수지만 번거로운 업무 중 하나입니다. 말로는 쉽게 끝나는 회의인데 실제로는 누군가가 내용을 정리하고 공유해야합니다. 특히 원격 회의, 협업 회의, 주간 회의처럼 반복적으로 발생하는 회의는 회의록 작성이 누적될수록 시간과 에너지를 소모하게 만듭니다. 회의록을 작성하지 않더라도 개인적으로 내용을 기억하기 위해서 기록을 해두는 것이 필요합니다. 이런 기록들은 쌓여서 또 다른 기회를 제공하고 아이디어를 창출 할 수 있게 됩니다.
노션을 활용하면 이러한 불편함을 크게 줄일 수 있습니다. 실시간으로 회의 내용을 입력하거나 회의 후 메모만 정리해도, AI가 자동으로 핵심 내용을 요약해 회의록을 완성해줍니다. 이 글에서는 노션으로 자동 회의록을 만드는 실전 방법과 업무에 바로 적용할 수 있는 루틴을 소개합니다.
회의 내용을 자동으로 요약하는 Notion AI의 핵심 기능
노션의 텍스트 요약 기능은 GPT 기반 언어 모델을 활용하여 사용자가 입력한 내용을 자동 분석하고 핵심 문장만을 구조화하여 회의록 형태로 정리해주는 기능입니다. 예를 들어 회의 중간에 빠르게 타이핑한 문장들이 섞여 있는 메모를 AI에게 "회의록 형태로 요약해줘"라고 요청하면, 단순한 요약이 아닌 정돈된 문서로 재구성해줍니다.
AI는 단어 간 맥락을 인식하고, 주제 흐름을 파악해 논리적인 순서로 재배열합니다. 예를 들어 회의 내용 중 ‘고객 피드백’, ‘제품 개선 요청’, ‘다음 회의 일정’ 등이 섞여 있어도, AI는 이를 각각 현황, 문제점, 조치사항, 후속 일정 등의 형식으로 정리해줍니다.
더 나아가 노션은 이전에 작성된 회의록 템플릿을 학습하거나 참고하여, 사용자 맞춤형 회의록 스타일로 요약할 수 있습니다. 예를 들어 “지난 회의와 동일한 포맷으로 정리해줘”라고 입력하면, 같은 구조의 문서가 출력되며 비교 관리도 용이해집니다. 회의가 길어질수록 전체 맥락을 파악하기 어렵지만, 긴 텍스트도 효율적으로 분해해 주요 포인트만 뽑아내는 데 능숙합니다. 시간 절약뿐 아니라, 정보 누락 없이 정리된 회의록을 만들 수 있어 팀 전체의 이해도와 업무 효율성을 높여줍니다.
회의록 자동화가 가져오는 시간 절약 효과
많은 사람들이 회의록 작성을 단순한 행정 업무로 간주하지만, 실제로는 업무 효율성의 핵심 지점에 있는 작업입니다. 회의 내용을 누가, 언제, 어떻게 기록하느냐에 따라 프로젝트의 속도와 품질이 좌우될 수 있기 때문입니다. 노션을 활용하면 이 과정을 90% 이상 자동화로 진행할 수 있습니다.
제가 막내 때에는 회의가 끝난 후 녹취를 다시 듣고 빠르게 타이핑한 메모를 정리하느라 적게는 15분, 많게는 1시간 이상을 소비하면서 회의록을 만들었습니다. 특히 일주일에 여러 번 회의를 진행하면 회의록 만드느니라 업무 시간을 다 보내고 실제 업무를 위해서 개인 시간을 활용해야 할 때가 많았습니다. 그래서 한 번은 따로 정리를 하지 않고 회의시간 때 정리한 그대로 보냈다고 엄청 혼나기도 했습니다. 저는 이 회의록 만드는 시간이 매우 아까웠습니다.
그러나 이제는 회의 중 실시간 입력된 내용을 바로 요약하거나, 텍스트 붙여넣기만으로도 회의록이 자동으로 작성됩니다.
예:
- “방금 회의 내용 요약해줘” - “주요 결정사항만 정리해줘” - “참석자별 발언 내용을 분리해줘”
이러한 명령어 한 줄이면 이전과 같은 수동 정리 과정을 생략할 수 있습니다. 정리된 회의록은 클릭 한 번으로 PDF 변환, 이메일 전송, 공유 링크 생성까지 가능하기 때문에 협업 속도도 자연스럽게 올라갑니다.
무엇보다 회의록이 빠르게 공유되면, 팀원 모두가 같은 정보를 동일한 시점에 받아볼 수 있어 커뮤니케이션 누락이나 오해도 줄어듭니다. 이는 전체 프로젝트의 진행 속도에 직접적인 영향을 미치며, 장기적으로는 생산성 향상과 비용 절감 효과도 함께 가져옵니다.
실제로 업무에 적용할 수 있는 회의록 자동화 활용 팁
회의록 자동화는 생각보다 훨씬 간단하며, 몇 번의 연습만으로 누구나 루틴화할 수 있습니다. 다음은 실무자들이 바로 활용할 수 있는 노션 기반 회의록 작성 루틴입니다:
1. 회의 중에는 꼭 완벽한 문장이 아니어도 됩니다. 키워드, 발언자 이름, 핵심 내용만 빠르게 메모합니다.
2. 회의가 끝난 후, 해당 메모 전체를 블록 지정하고 노션으로 “요약해줘” 또는 “회의록 형태로 정리해줘”라고 명령합니다.
3. AI가 자동으로 생성한 요약본을 보고 문체나 항목을 간단히 수정하거나 추가합니다.
4. 공유가 필요한 경우 링크 생성, PDF 저장, 댓글 기능 등을 통해 즉시 팀원과 회의 내용을 공유합니다.
특히 회의 주제에 따라 아래와 같은 맞춤 명령어를 사용하면 더욱 유용합니다:
- “다음 액션 항목만 정리해줘” - “금일 회의 결론 요점만 5줄로 써줘” - “중복 표현 없이 300자 내 요약해줘”
이처럼 프롬프트를 정교하게 사용할수록 노션은 더 높은 정확도의 결과물을 제공합니다. 마케팅 회의, 기획 회의, 고객 미팅 등 다양한 유형의 회의에서 이 기능을 반복적으로 사용하면, 업무 루틴에 자연스럽게 자동화가 스며들게 됩니다.
또한 회의록은 단지 기록만을 위한 문서가 아닙니다. 프로젝트 이력 관리, 의사결정 근거, 인수인계 자료 등 다양한 목적에 활용되며, 정리가 잘된 회의록은 장기적으로 조직의 자산이 됩니다. 앞선 방법을 사용하면 이 모든 과정이 빠르고 정확하게 이뤄질 수 있습니다.
노션은 제가 생각할 때 복잡한 회의 내용을 빠르게 정리하고 공유할 수 있는 AI 중 하나인 것 같습니다. 반복적인 회의록 작성 시간을 줄이고, 개인의 시간을 되찾고 싶다면 노션으로 회의록을 만들어 보는 건 어떨까요?